FAQ base de connaissance

RHIT peut aisément répondre aux questions et aux demandes des employeurs et des employées avec les moyens suivants :

• Email et formulaire de contact
• Whatsapp (kChat)
• Entretien en Visio sur ordinateur sur rendez-vous
• Entretien téléphonique sur rendez-vous
• Sur demande, RHIT peut se déplacer dans votre entreprise

Un des avantages est que l’employeur ne doit pas prévoir de bureau pour les ressources humaines, l’employeur économise de la surface qu’il pourra allouer à des autres projets.

Un gestionnaire des salaieres s’occupe uniquement de :

• Gestion des salaires (fiches de paie, certificats, paiements)
• Décomptes AVS, LPP, impôt source
• Transmission Swissdec

La gestion des ressources humaine c’est :

1️⃣ Gestion complète des Ressources Humaines (pas seulement les salaires)
Contrairement à un gestionnaire des salaires, qui ne gère que l’administration des salaires, la gestion des ressources humaines prend en charge l’ensemble des tâches RH, excepté les entretiens de recrutement.

Cela comprend :
✅ Gestion administrative des employés (contrats, avenants, dossiers personnels).
✅ Suivi des absences, maladies, congés & gestion des certificats médicaux.
✅ Demande et suivi des permis de travail pour les étrangers.
✅ Déclarations aux assurances (maladie, accident, prévoyance, etc.).
✅ Conseil et accompagnement en droit du travail suisse.

2️⃣ Archivage et mise à disposition des dossiers employés
✅ Stockage sécurisé des documents RH
✅ Espace en ligne dédié aux employé et à leurs documents administratifs

3️⃣ Un service RH personnalisé et flexible
✅ Un interlocuteur dédié pour chaque entreprise.
✅ Adaptation des processus aux besoins spécifiques du client.
✅ Réactivité et suivi humain (ex. conseils en cas de conflit employé/employeur).

4️⃣ Moins de gestion pour l’employeur : Avec RHIT, l’entreprise cliente ne s’occupe de rien d’autre que les entretiens de recrutement. Nous nous chargeons de toute l’administration liée aux employés.

Les avantages sont nombreux pour les employés comme pour les employeurs.

Pour l’employeur :

• Plus de productivité et moins d’absence avec deux partenaires qui génèrent une plus grande productivité cumulée.
• Efficacité dans la prise de décision avec un échange entre les deux partenaires.
• Davantage d’expériences et de compétences avec une juxtaposition des compétences.
• Remplacement facilité.
• Attractivité sur le marché de l’emploi

Pour les employés :

• Accès à des postes plus intéressants à 100% tout en travaillant à temps partiel.
• Conciliation de vie professionnelle et vie privée avec des tâches familiales, une formation complémentaire ou d’autres activités.
• Décisions prises à deux avec l’avis du partenaire.
• Remplacement facilité en cas d’absence imprévue ou de maladie.
• Meilleure intégration dans l’entreprise grâce à un échange permanent d’information

1. Droit international
2. Constitution Fédérale
3. Droit privé (CO = Code des obligations ,CC = Code civil Suisse) / Droit public (Lois fédérales : LTr = Loi sur le travail, LEg =  Loi sur l’égalité entre femmes et hommes, etc.)
4. Ordonnances
5. Conventions collectives de travail (CCT)
6. Contrat type de travail (sous réserve de l’art. 360a CO)
7. Contrat individuel de travail
8. Règlements
9. Directives

En cas de maladie, les employés doivent informer leur employeur dès que possible. Un certificat médical est requis à partir du troisième jour d’absence, sauf disposition contraire dans le contrat ou règlement interne.

L’employeur peut demander un certificat dès le premier jour dans certains cas.

En Suisse, les employés ont droit à une journée de congé payé par an pour un déménagement, selon l’article 329 du Code des Obligations. Ce droit s’applique si le déménagement est nécessaire et justifié.

L’employé doit informer son employeur à l’avance et fournir une preuve si demandée. Les modalités peuvent varier selon le contrat ou la convention collective.

Quand soumettre ses demandes de vacances ?
La loi suisse ne fixe pas de délai précis pour l’annonce des vacances, mais en pratique, les employeurs demandent généralement aux salariés de prévoir leurs congés entre janvier et mars. Cette anticipation permet de mieux organiser les absences et d’assurer la continuité des activités de l’entreprise.

Les règles à respecter
Selon l’article 329c du Code des obligations suisse, l’employeur doit accorder les vacances en tenant compte des besoins de l’entreprise ainsi que des souhaits de l’employé. Toutefois, certaines contraintes doivent être respectées :

• Deux semaines consécutives obligatoires : La loi impose qu’un employé puisse prendre au moins deux semaines de congés consécutives par an.
• Validation par l’employeur : Les dates de vacances doivent être approuvées par l’employeur, qui peut les ajuster en fonction des besoins de l’entreprise.
• Principe d’équité : En cas de chevauchement des demandes, certains critères comme la présence d’enfants scolarisés, l’ancienneté ou encore une rotation des congés peuvent être pris en compte.

Conclusion

Afin d’éviter les conflits et de garantir une bonne organisation, il est recommandé aux employés de soumettre leurs souhaits de vacances avant la fin du premier trimestre de l’année. Une communication transparente et une anticipation permettent ainsi de satisfaire au mieux les attentes de chacun tout en préservant l’activité de l’entreprise.

Quand RHIT doit vous transmettre un document, il y a plusieurs solutions :

• Un mail avec le document en pièce jointe, possible mais non recommandé, car le mail n’est pas pleinement sécurisé, de plus si votre hébergeur est hors union européen, la nLPD (nouvelle loi sur la protection des données) n’autorise pas les données sites sensibles hors union européen.
• Un mail avec un lien Swisstransfer, cette méthode est sécurisée et c’est gratuit.
• Partage des documents sur kDrive,  c’est sécurisé et gratuit, et vous retrouverez l’ensemble des documents qui vous ont été partagé.
• Tipee, si vous employeur a souscrit l’option tipee, vous retrouverez dans un espace sécurisé les documents, le planning, les heures supplémentaires.

Quand vous devez transmettre un document à RHIT :

• Un mail avec le document en pièce jointe, possible mais non recommandé, car le mail n’est pas pleinement sécurisé, de plus si votre hébergeur est hors union européen, la nLPD (nouvelle loi sur la protection des données) n’autorise pas les données sites sensibles hors union européen.
• Boîte de dépôt kDrive, c’est sécurisé et gratuit. Vous utilisez le lien, vous indiquez votre nom, prénom, mail et vous pouvez envoyer plusieurs fichiers

Pour créer un compte Infomaniak gratuitement c’est facile.

Aller sur la page https://welcome.infomaniak.com/signup et cliquer sur « Créer mon compte »

Cliquer sur « Particulier » et sur « Continuer »

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Indiquer votre adresse et continuer

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IMPORTANT ! Conserver votre mot de passe, c’est le votre, RHIT ne peut pas le modifier

Un contrat de travail en Suisse doit inclure au minimum :

• Identité des parties (employeur et employé).
• Description du poste et des tâches.
• Date de début du contrat et, si applicable, sa durée.
• Salaire brut et modalités de paiement.
• Temps de travail (horaires ou pourcentage d’activité).
• Durée du préavis en cas de résiliation.

Les contrats peuvent être conclus verbalement, mais un écrit est recommandé pour plus de clarté.

Lors de la fin d’un contrat de travail, l’employeur doit :

• Délivrer un certificat de travail (intermédiaire ou final) sur demande.
• Payer le solde des salaires (y compris vacances non prises et éventuelles heures supplémentaires).
• Informer les assurances sociales (AVS/AI/APG, LPP, AC) et transmettre les documents nécessaires.

Les pauses sont aussi réglementées, dans l’art. 15, al. 1 LTr :

Le travail sera interrompu par des pauses d’au moins :

• Un quart d’heure, si la journée de travail dure plus de cinq heures et demie.
• Une demi-heure, si la journée de travail dure plus de sept heures.
• Une heure, si la journée de travail dure plus de neuf heures

Au sens de la loi sur le travail, une pause est une interruption du travail qui permet de se reposer et de se restaurer. Dès lors, une pause qui doit être prise à la place de travail ne pourra pas être considérée comme une pause légale mais sera une pause payée, c’est-à-dire, qui compte dans le temps de travail.

La durée du repos quotidien est réglementée à l’art. 15a :

• Le travailleur doit bénéficier d’une durée de repos quotidien d’au moins onze heures consécutives.
• Pour le travailleur adulte, la durée du repos peut être réduite à huit heures une fois par semaine, pour autant que la moyenne sur deux semaines atteigne onze heures
• La durée du repos du week-end est réglementée aux art. 18 à 20 LTr et doit être de 35 heures. (11 heures pour le repos quotidien plus 24 heures pour le repos du dimanche).

Il y a des particularités pour les les femmes qui allaitent : Les femmes qui allaitent ont droit aux pauses dans les limites suivantes (art. 35a al. 2 LTr et art. 60 al. 2 OLT 1) :

• 30 minutes au minimum pour une journée de travail jusqu’à 4 heures
• 60 minutes au minimum pour une journée de travail de plus de 4 heures
• 90 minutes au minimum pour une journée de travail de plus de 7 heures

Le SECO a établi un tableau synoptique « Protection de la maternité et mesures de protection »1 téléchargeable, reprenant l’ensemble des règles applicables en matière de maternité. Nous vous recommandons de le consulter pour avoir une vision complète.

Il existe deux notions qui portent sur le dépassement de la durée du temps de travail et qu il faut bien distinguer :

• Heures supplémentaires : temps de travail qui dépasse la durée fixée dans le contrat
• Travail supplémentaire : temps qui dépasse la durée maximale fixée dans la LTr

HEURES SUPPLÉMENTAIRES

Les heures supplémentaires ne doivent pas être confondues avec le travail supplémentaire car la loi traite ces deux cas différemment.

L’art. 321c CO traite des heures supplémentaires et stipule :

1. Si les circonstances exigent des heures de travail plus nombreuses que ne le prévoit le contrat ou l’usage, un contrat-type de travail ou une convention collective, le travailleur est tenu d’exécuter ce travail supplémentaire dans la mesure où il peut s’en charger et où les règles de la bonne foi permettent de le lui demander.
2. L’employeur peut, avec l’accord du travailleur, compenser les heures de travail supplémentaires par un congé d’une durée au moins égale, qui doit être accordé au cours d’une période appropriée.
3. L’employeur est tenu de rétribuer les heures de travail supplémentaires qui ne sont pas compensées par un congé en versant le salaire normal majoré d’un quart au moins, sauf clause contraire d’un accord écrit, d’un contrat-type de travail ou d’une convention collective.

TRAVAIL SUPPLÉMENTAIRE

Il correspond au dépassement de la durée maximale du travail fixé par la loi, selon l’art. 12 LTr :

1 – À titre exceptionnel, la durée maximum de la semaine de travail peut être dépassée :

• en cas d’urgence ou de surcroît extraordinaire de travail ;
• b. pour dresser un inventaire, arrêter des comptes ou procéder à une liquidation ;
• pour prévenir ou supprimer des perturbations dans l’entreprise, si l’on ne peut attendre de l’employeur qu’il recoure à d’autres moyens.

2 – Le travail supplémentaire ne peut dépasser deux heures par travailleur et par jour, sauf les jours chômés ou en cas de nécessité, ni le nombre d’heures suivant par année civile :

• 170 heures pour les travailleurs dont la durée maximale de la semaine de travail est de quarante-cinq heures ;
• 140 heures pour les travailleurs dont la durée maximale de la semaine de travail est de cinquante heures.

Le travail supplémentaire donne droit à une indemnité dont les modalités sont fixées dans l’art. 13 LTr :

1. Pour le travail supplémentaire, l’employeur versera au travailleur un supplément de salaire d’au moins 25%, qui n’est toutefois dû aux employés de bureau, aux techniciens et aux autres employés, y compris le personnel de vente des grands établissements du commerce de détail, qu’à partir de la soixante et unième heure supplémentaire accomplie dans l’année civile.
2. Le travail supplémentaire ne donne droit à aucun supplément de salaire lorsqu’ il est compensé, avec l’accord du travailleur et dans un délai convenable, par un congé de même durée.

EXCEPTIONS

Outre les diverses conventions pouvant prévoir une dérogation, le supplément pour dépassement d’horaire n’est pas à appliquer aux collaborateurs dans une entreprise non soumise à la LTr (par exemple : les administrations sont soumises à la LPers loi sur le personnel de l’État). Cela ne concerne pas non plus les cadres dirigeants supérieurs qui disposent d’un pouvoir de décision sur des sujets importants de l’entreprise. Les autres cadres doivent être indemnisés.

L’art. 13 LTr prévoit que certaines catégories de travailleurs n ont le droit à une indemnité et au supplément pour dépassement d’horaire que lorsque ce dépassement est de plus de 60 heures par année civile. Les tribunaux ont interprété ces dispositions de la manière suivante :

• Le personnel de bureau, les employés techniques ainsi que le personnel de vente dans les entreprises de commerce (durée maximale de travail de 45 heures par semaine) n ont droit au supplément que si le nombre d’heures de dépassement d’horaire est supérieur à 60 heures par année.
• Les employés dans les entreprises industrielles (durée maximale de travail de 45 heures par semaine) ont le droit au supplément dès la première heure de dépassement.
• Tous les autres employés (durée maximale de travail de 50 heures par semaine) ont le droit au supplément dès la première heure de dépassement.

RENONCEMENT IMPOSSIBLE

Le Tribunal fédéral a confirmé que le renoncement à l’indemnité pour dépassement d’horaire est impossible. Toute convention contraire est nulle.

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A consulter dans notre actualité : Consignation des heures travaillées

Pour l’entreprise, un horaire flexible permet notamment :

• d’étendre la période pendant laquelle l’entreprise peut répondre aux besoins de ses clients, fournisseurs, etc. ;
• de mieux utiliser ses installations et infrastructures ;
• d’offrir une souplesse aux employés, ce qui favorise leur motivation ;
• de demander aux employés de prendre leurs congés privés en dehors des heures de
  travail (médecin, dentiste, etc.) ;
• de solliciter plus facilement les employés lorsque le volume du travail est plus important
  (variations saisonnières, etc.) ;
• d éviter des réductions de personnel lorsque le volume du travail est plus bas ;
• d’améliorer son attractivité sur le marché de l’emploi.

Pour les employés, un horaire flexible permet d’adapter leurs horaires de travail à :

• leurs contraintes familiales (amener les enfants à l’école, préparer les repas de midi, se libérer en cas de besoin, etc.) ;
• leurs déplacements, en choisissant les moments où la circulation leur sera plus favorable, en fonction des horaires des transports publics, etc. ;
• leurs loisirs (sport, shopping, etc.).

L’enregistrement de la durée du travail doit permettre à l’entreprise, pendant cinq ans, de mettre à la disposition des autorités compétentes les rapports, registres et autres pièces qui portent les informations suivantes (art. 73 OLT 1) :

• Les durées (quotidienne et hebdomadaire) du travail fourni, travail compensatoire et travail supplémentaire inclus, ainsi que ses coordonnées temporelles (art. 73 let. cOLT 1).
• Les jours de repos ou de repos compensatoire hebdomadaire accordés, pour autant qu ils ne tombent pas régulièrement un dimanche (art. 73 let. d OLT 1).
• L’horaire et la durée des pauses d’une durée égale ou supérieure à une demi-heure (art. 73 let. e OLT 1).
• Les périodes de repos supplémentaire et les suppléments de salaire prescrits par la loi (art. 73 let. h OLT 1)

Il existe désormais quatre régimes différents qui réglementent l’enregistrement du temps de travail :

• Les employés non soumis à la LTr dont la durée du travail n’a pas à être enregistrée ; ceci concerne notamment les cadres dirigeants des entreprises.
• L’enregistrement systématique de la durée du travail prévu à l’art. 46 LTr
• La renonciation à l’enregistrement prévu à l’art. 73a OLT 1
• L’enregistrement simplifié prévu à l’art. 73b OLT 1